Excel® et Access®

Dans RowShare, vous pouvez importer et exporter des fichiers Microsoft Excel, mais vous pouvez aussi ouvrir et modifier des tableaux RowShare directement dans Excel et Access. Avec Excel Sync, les droits d'accès que vous avez définis dans un tableau dans RowShare s'appliquent également à Excel et à Access, déterminant ce que vous pouvez voir et modifier.

Importer un fichier Excel

Vous pouvez créer un tableau RowShare en important un fichier Microsoft Excel existant.

Par exemple, prenons le fichier Microsoft Excel suivant:

Pour garantir un processus d'importation réussi, assurez-vous que:

  • Le format est aussi simple que possible: la première ligne est l'en-tête et le reste des lignes est en dessous.
  • Votre tableau est placé dans le coin supérieur gauche de votre feuille Excel. Cela signifie que vous ne pouvez pas avoir de colonnes ou de lignes vides ou un titre au-dessus ou à gauche de votre tableau.
  • Votre fichier Excel ne contient aucune cellule fusionnée.

Juste après l'importation de votre fichier dans RowShare, chaque colonne sera considérée comme du texte. Cela signifie que vous ne bénéficierez pas des fonctionnalités de RowShare telles que les rappels, les filtres, les calculs, les pièces jointes, etc. Cliquez sur le menu de chaque en-tête de colonne pour en changer le type.

Avec quelques manipulations, voici le résultat dans RowShare:

Si vous importez un fichier Excel avec plusieurs onglets, RowShare créera un dossier contenant un tableau RowShare pour chaque onglet Excel.

Enfin, n'oubliez pas de cliquer sur Partager au-dessus de votre tableau pour configurer les autorisations de partage.

Export et Synchronisation

À partir de n'importe quel tableau, cliquez sur Excel dans la barre d'action pour exporter votre tableau RowShare ou même le synchroniser avec Excel.

Les options disponibles sont:

  • Excel Sync (lecture et écriture) : choisissez cette option pour modifier votre tableau RowShare directement dans Excel et synchroniser les mises à jour avec RowShare. Vous serez autorisé à voir et modifier les lignes et les colonnes en fonction de vos autorisations RowShare.
  • Exporter : cette option d'export standard crée un fichier avec les mêmes lignes et colonnes que vous pouvez voir dans RowShare. Les formats pris en charge sont: Excel (.xlsx), Excel 97-2003 (.xls) et texte (.csv).

Excel Sync : Modifier un tableau RowShare dans Excel

Pour obtenir le meilleur de chaque monde, il y a de nombreux bénéfices à éditer un tableau RowShare dans Excel:

  • Obtenir un accès hors ligne à RowShare
  • Profiter des fonctions d'analyse d'Excel : graphiques, tableaux croisés dynamiques..
  • Exploiter la rapidité inégalée d'Excel pour éditer des centaines ou des milliers de cellules
  • Tout en profitant des fonctions collaboratives de RowShare (gestion des accès, notifications, contenu riche...)

Si vous souhaitez modifier votre tableau RowShare à partir d'Excel, choisissez l'option de synchronisation Excel. Ouvrez simplement le fichier Excel téléchargé pour commencer la synchronisation avec RowShare.

Remarque: N'oubliez pas de cliquer sur "Activer l'édition" dans la barre d'avertissement. Cet avertissement de sécurité apparaît dans Excel sur tous les documents téléchargés.

Vous devez vous connecter à RowShare dans Excel. Il est obligatoire d'autoriser Excel à apporter des modifications à votre tableau RowShare. Une fois connecté, Excel se souviendra de vous la prochaine fois.

Vous pouvez modifier les données à partir de Microsoft Excel même sans connexion Internet, bien que vous deviez bien sûr être de nouveau en ligne pour publier vos modifications dans RowShare. Pour synchroniser les modifications dans RowShare et obtenir la dernière version du tableau, faites un clic droit sur le tableau Excel et sélectionnez Tableau> Synchroniser avec SharePoint dans le menu.

Avec la synchronisation bidirectionnelle des fichiers, votre tableau RowShare sera mis à jour avec les modifications apportées dans Excel, il suffit d'actualiser la page RowShare pour afficher les modifications apportées dans Excel. S'il y a des conflits, tels que la même ligne ayant été modifiée dans RowShare et Excel, Excel invite l'utilisateur à choisir la version à conserver.

Toutes les versions d'Excel fonctionnant sous Windows prennent en charge cette fonctionnalité.
Si vous souhaitez enregistrer le fichier Excel, il faut l'enregistrer au format XLS et non XLSX pour que le mécanisme de synchronisation continue à fonctionner.
Si vous utilisez Excel Sync pour des tableaux de plus de 2 000 lignes, assurez-vous que personne ne supprime ou déplace de ligne pendant l'opération.

Modifier un tableau dans Microsoft Access

RowShare fournit également une fonctionnalité de synchronisation pour Microsoft Access. Ouvrez le menu Liste SharePoint dans le groupe Importation et liens de l'onglet Données externes dans Microsoft Access.

Sur l'écran suivant, insérez simplement l'adresse https://www.rowshare.com en tant que site SharePoint:

Microsoft Access vous demandera ensuite de vous connecter à votre compte RowShare pour accéder à toutes vos tableaux.

Une fois connecté, vous serez en mesure de modifier vos tableaux avec Microsoft Access. La synchronisation est alors garantie: toutes les modifications seront automatiquement envoyées à RowShare.

Seul Access 2013 ou supérieur prend en charge la fonction de synchronisation bidirectionnelle.

Listes d'options à choix multiple

Microsoft Excel ne prend pas en charge les listes déroulantes de valeurs à choix multiple, donc si votre colonne RowShare permet de sélectionner plusieurs valeurs, vous devrez utiliser une combinaison de caractères spéciaux # (point-virgule suivi du signe dièse) pour séparer les différentes valeurs dans Excel.

Votre liste apparaîtra comme suit dans Excel:

Colonnes spéciales

Chaque tableau RowShare synchronisé avec Excel ou Access a deux colonnes supplémentaires: Id et Index. Ces colonnes techniques non modifiables permettent d'identifier les lignes pendant le processus de synchronisation.

Vous pouvez les masquer dans Excel ou Access, mais vous ne pouvez pas les supprimer. Le processus de synchronisation ne fonctionnerait plus si ces deux colonnes étaient supprimées.

Malgré les noms des menu dans Excel et Access, la synchronisation n'est pas effectuée à l'aide de la technologie Microsoft SharePoint®.

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