Comment fonctionnent les imports Excel avancés ?

Si vous avez déjà importé un fichier Excel pour créer un tableau RowShare, voici comment aller plus loin en précisant dès l'import le type de chaque colonne (texte, date, nombre...) ainsi que d'autres paramètres de chaque colonne.

Ceci s'applique si vous importez un fichier Excel pour créer un nouveau tableau RowShare, mais PAS dans le cas où vous importez un fichier Excel pour ajouter des lignes à un tableau RowShare existant.

Précisez le type de certaines colonnes

Ajoutez à votre fichier Excel un onglet nommé RowShare_metadata. (Attention aux majuscules).Dans cet onglet, créez deux colonnes nommées Name et Value.

Par défaut, chaque colonne importée sera de type Texte. Pour préciser un type différent pour certaines colonne, ajoutez dans l'onglet RowShare_metadata pour chaque colonne une ligne contenant:

Dans la première colonne, le nom de votre colonne suivi de :Type
Dans la seconde colonne, le type de données que RowShare doit adopter pour cette colonne parmi la liste suivante :

Mot clé	Pour les...
`Image, File`	Images et des fichiers
`ThreeStatesBoolean, TwoStatesBoolean`	Booléens (Vrai/Faux)
`Number, DecimalNumber`	Nombres avec ou sans virgule
`Date, DateTime`	Dates avec ou sans heure
`Comment`	Commentaires
`Text, RichText`	Textes

Les types de colonne suivants sont aussi disponibles : Email, Hyperlink, LookUp, LookUpList, OwnerEmail, Percentage, Rating, Reminder, Time, Vote. La plupart ont des noms assez explicites, si vous comprenez au moins un peu l'anglais. Contactez-nous si ce n'est pas clair ou si vous avez besoin d'aide.

Les types de colonnes suivants peuvent aussi être créés, mais les colonnes devront être vides dans votre fichier car RowShare les remplira automatiquement : AutoNumber, CreatedByUserEmail, CreatedByUserName, CreationDate, LastWriteDate, LastWriteUserEmail, LastWriteUserName, OwnerName, MemberManagerEmail, MemberManagerName, UniqueIdentifier.

Par exemple, pour indiquer que la colonne Arrivée est une colonne de type image, ajoutez cette ligne à votre onglet RowShare_metadata :
Arrivée:Type Date

Puis sélectionnez la ou les lignes que vous venez de créer et les en-têtes de colonnes, et donnez à cette zone le nom de l'onglet Excel qui contient votre tableau à importer (onglet Formules, Définir un nom).

La plage nommée doit inclure la ligne d'en-tête Name et Value de l'onglet RowShare_metadata, pas seulement les lignes que vous venez d'ajouter. Et comme une plage nommée ne peut pas contenir d'espace, le nom de l'onglet Excel non plus : un tableau dont le nom comporte des espaces devra être renommé dans RowShare après l'import.

Si votre fichier Excel comporte plusieurs onglets à importer, procédez de même pour chaque onglet, en ajoutant un nouveau tableau dans le même onglet RowShare_metadata.

Ça y est, votre tableau est prêt à être importé. Créez un nouveau tableau, choisissez la troisième option « Depuis un fichier Excel », et vous y êtes.

Précisez des options pour certaines colonnes

Si vous avez déjà suivi les étapes de la section précédente, il vous suffit d'ajouter de nouvelles lignes comme décrit ci-dessous. Sinon, commencez par ajouter à votre fichier Excel un onglet nommé RowShare_metadata. (Attention aux majuscules). Dans cet onglet, créez deux colonnes nommées Name et Value.

Pour préciser une option pour une colonne, ajoutez dans l'onglet RowShare_metadata une ligne contenant:

Dans la première colonne, le nom de votre colonne, puis deux points : puis le nom de l'option,
Dans la seconde colonne, la valeur de l'option.

Voici les options ainsi disponibles :

Colonne Obligatoire : NomdelaColonne:Options IsMandatory
Liste de choix de valeurs (pour une colonne de type texte) : NomdelaColonne:LookupValues ;Valeur1;Valeur2;Valeur3
Longueur maximale (pour une colonne de type texte) : NomdelaColonne:MaxLength 30
Nombre de décimales : NomdelaColonne:MaxDecimals 4
Valeur par défaut : NomdelaColonne:DefaultValue MaValeurParDéfaut

Dans LookupValues, le premier caractère déclare le séparateur utilisé pour toute la liste. Le point-virgule est l'usage courant, mais n'importe quel caractère fonctionne, par exemple NomdelaColonne:LookupValues |Rouge|Vert|Bleu. Changez de séparateur quand une de vos valeurs contient elle-même un point-virgule.

Exemple:

SI vous ne l'avez pas déjà fait dans l'étape précédente, sélectionnez la ou les lignes que vous venez de créer, et donnez à cette zone le nom de l'onglet Excel qui contient votre tableau à importer (onglet Formules, Définir un nom).

Si votre fichier Excel comporte plusieurs onglets à importer, procédez de même pour chaque onglet, en ajoutant un nouveau tableau dans le même onglet RowShare_metadata.

Ça y est, votre tableau est prêt à être importé. Créez un nouveau tableau, choisissez la troisième option « Depuis un fichier Excel », et vous y êtes.

Après l'import : ce qui reste à faire à la main

L'import avancé ne crée pas tout. Ces clés ne sont pas gérées, et les réglages correspondants se font dans RowShare une fois le tableau créé : Formula, ColumnGroup et SubName, le sous-titre de la colonne. Les valeurs par défaut des colonnes LookUp sont dans le même cas : DefaultValue est ignoré sur ce type de colonne.

On vous avait prévenus, c'est l'import ... avancé ! Et donc pas simple. Si vous avez besoin d'aide, n'hésitez pas à nous solliciter.