Comment créer, ajouter ou modifier un modèle RowMerge ?
Modèles RowMerge
Au-dessus de n'importe quel tableau dont vous êtes administrateur, cliquez sur RowMerge, puis sur Gérer les modèles pour arriver à la page RowMerge du tableau.
La première partie de cette page vous permet d'ajouter, modifier, publier et supprimer des modèles de documents RowMerge. La section du bas liste les tâches RowMerge récentes exécutées par n'importe quel utilisateur sur ce tableau.
Créer un modèle RowMerge
Un modèle RowMerge est un document qui contient des espaces réservés pour les données de vos tableaux, indiquant à RowMerge où insérer dans votre modèle les données du tableau.
Pour insérer la valeur d'une cellule de la ligne dans le document final, vous devez utiliser une syntaxe spécifique (appelée «syntaxe moustache») telle que {{name_of_the_column}}. Vous voyez la moustache ci-dessous?
Voici un premier exemple simplifié de création de modèle. Prenons un exemple de tableau avec une liste de salariés:
Si vous souhaitez générer des cartes de visite pour tous les salariés de ce tableau, il vous suffit de créer un nouveau document de modèle et d'utiliser la syntaxe {{name_of_the_column}} :
Sauvegardez votre document.
Félicitations! Vous avez créé avec succès votre premier modèle de document RowMerge. Lors de l'exécution de la tâche RowMerge, ce modèle remplacera {{First name}} et {{Last name}} par le prénom et nom de chaque salarié.
Tout ce dont vous avez besoin maintenant est de télécharger votre modèle dans votre tableau RowShare et de lancer la tâche RowMerge.
Ajouter un modèle RowMerge à un tableau
Vous pouvez ajouter un ou plusieurs modèles RowMerge à chaque tableau RowShare. Pour gérer ces modèles, cliquez sur le bouton "RowMerge" au dessus de votre tableau, puis sur "Gérer les modèles".
Sur la page des modèles RowMerge, cliquez sur Ajouter un modèle RowMerge.
Pour chaque modèle :
- Téléchargez le modèle de document lui-même
- Vous pouvez choisir un nom différent à afficher aux utilisateurs du tableau. Par exemple si votre modèle s'appelle "Attestation d'emploi - v0.93.docx", vous pouvez préférer afficher à vos utilisateurs : "Attestation d'emploi"
- Choisissez un format de génération pour le document
C'est tout. Toute personne accédant à votre tableau RowShare peut désormais exécuter des tâches RowMerge à l'aide de ce modèle et des lignes auxquelles elle a accès.
Si vous souhaitez inclure des instructions avancées dans vos modèles RowMerge, consultez la section Modèles de document avancés de RowMerge.
Modifier un modèle RowMerge existant
Si vous souhaitez partir d'un modèle existant, téléchargez-le sur votre ordinateur, modifiez-le, puis remplacez le modèle existant sur RowShare :
Contrôler la visibilité des modèles RowMerge
Par défaut, en tant qu'admin de tableau, si vous ajoutez un modèle, il sera publié et accessible à tout utilisateur du tableau qui sera alors autorisé à l'utiliser pour générer des documents.
RowShare Business vous permet de ne pas publier les modèles RowMerge si vous le souhaitez. Les modèles non publiés ne peuvent être utilisés que par les admins du tableau. Vous pouvez ainsi avoir d'autres utilisateurs qui contribuent à un tableau, ajoutent des lignes sans pouvoir utiliser vos modèles RowMerge.
Historique RowMerge
Le bas de la page RowMerge affiche les tâches RowMerge exécutées récemment sur ce tableau. Pour chaque tâche, vous pouvez voir qui l'a exécuté quand et combien de lignes ont été traitées.
L'historique est conservé 7 jours pour les tableaux gratuits et 30 jours pour les tableaux RowShare Business.
Alors que seuls les admins de tableau peuvent voir cet historique qui répertorie les tâches de tous les utilisateur sur un tableau donné, tout utilisateur peut voir son propre historique RowMerge, tous tableaux confondus.