Paramètres de votre abonnement

Si vous êtes administrateur de votre abonnement, vous pouvez voir un bouton Paramètres dans la barre d'outils de votre page d'accueil RowShare :

Paramètres

C'est ici que vous définissez l'apparence et la sécurité de votre abonnement RowShare Business. Vous pouvez aussi changer d'abonnement ou l'annuler.

De là, vous pouvez apporter les modifications suivantes:

  • Changer le nom et le logo de votre abonnement
  • Autoriser l'accès externe : Cela autorise les propriétaires de tableaux à ouvrir leurs tableaux à des utilisateurs externes (n'importe qui). Si vous autorisez cela, vos utilisateurs auront une option similaire "Autoriser l'accès externe" dans chacun de leurs tableaux, pour décider tableau par tableau si il peut être partagé en externe.
    Quand cette option est activée au niveau de l'abonnement et d'un tableau, l'ensemble des lignes de ce tableau sont accessibles à toute personne ayant connaissance de son adresse (URL).
    À tout moment, désactivez cette option pour que seuls les utilisateurs enregistrés dans votre abonnement aient accès à vos tableaux, en fonction des permissions du tableau.
  • Droits d'accès hiérarchiques : cette option, activée par défaut, permet aux responsables d'équipes de voir et de modifier tout ce que leur équipe peut voir ou modifier, en plus de leurs autorisations personnelles. C'est une excellente façon de configurer un tableau permettant à chaque utilisateur de voir uniquement ses lignes, et les responsables verront automatiquement leurs lignes ainsi que toutes les lignes appartenant à leur équipe. Cela ne fonctionne que si vous définissez des responsables dans l'onglet Utilisateurs (voir ci-dessous).

Utilisateurs

C'est ici que vous invitez les utiilsateurs et modifiez leurs attributs comme expliqué ci-dessous.

Vous pouvez aussi étendre ou réduire votre abonnement grâce au bouton situé à côté du nombre d'utilisateurs.

  • Nom : Quel que soit le nom choisi par les utilisateurs lors de la création de leur compte RowShare, vous définissez comment ils seront identifiés dans RowShare Business.
  • Email : C'est l'identifiant unique de chaque utilisateur, il ne peut pas être modifié. Une fois invités, ils doivent se connecter à RowShare avec le même e-mail. Sinon, ils ne pourront pas accéder à votre abonnement.
  • Responsable : Vous pouvez éventuellement définir un responsable pour chaque utilisateur. En définissant les responsables, vous activez les droits hiérarchiques (voir le paragraphe Paramètres de cette page). Cela permet aussi d'attribuer des droits par équipe (un responsable et les personnes qui dépendent de lui).
  • Groupes : Les groupes d'utilisateurs peuvent avoir des droits d'accès communs. Un utilisateur peut faire partie d'autant de groupes que nécessaire. Voir le paragraphe sur les groupes dans cette page pour plus d'informations.

Vous pouvez activer et désactiver les utilisateurs selon vos besoins. La désactivation d'un membre supprime son accès à votre abonnement. Vous ne payez pas pour les membres désactivés.

Super Utilisateurs

Les utilisateurs peuvent aussi avoir des rôles particuliers :

  • Super Utilisateur : Donne accès à tous les tableaux de l'abonnement avec les mêmes droits que les propriétaires des tableaux
  • Les Administrateurs ont tous ces droits cumulés. L'utilisateur qui crée un abonnement RowShare Business en devient le premier Administrateur.

Utilisateurs en lecture seule

Les utilisateurs en lecture seule peuvent accéder à votre abonnement et parcourir les tableaux comme tous les autres utilisateurs. Il y a deux différences fondamentales entre ces utilisateurs et les autres:

  • Evidemment, ils ne peuvent pas écrire ! Quels que soient les droits d'accès des tableaux, les utilisateurs en lecture seule ne pourront rien modifier.
  • Vous pouvez en ajouter au-delà de la limite de votre abonnement :
    • les abonnements gratuits incluent 3 utilisateurs en lecture seule (en plus des 3 utilisateurs normaux, ayant le droit de modifier des tableaux)
    • Les abonnements payants incluent autant d'utilisateurs en lecture seule que vous le souhaitez. Oui, c'est illimité !
Les utilisateurs désactivés et les utilisateurs en lecture seule ne sont pas comptabilisés dans les limites de votre abonnement.

Groupes

Vous pouvez créer des groupes puis définir pour chaque utilisateur à quels groupes il appartient. Ensuite, vous pouvez donner des droits à des groupes ou encore assigner des lignes à des groupes.

Cela simplifie la gestion des dossiers et des droits d'accès aux tableaux. Vous pouvez créer des groupes selon vos besoins, tels que Gestion, Marketing, Finance, RH, etc. Si vous souhaitez affiner davantage vos groupes, créez des sous-groupes.

Les utilisateurs peuvent être affectés à des groupes dans l'onglet Utilisateurs.

Abonnement et Facturation

Cet onglet est abordé dans une autre page de l'aide.


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