Partagez vos tableaux

Une fois que votre tableau est personnalisé et répond à vos attentes, qu'il a les bonnes colonnes et paramètres, il est temps de le partager. Après tout, un tableau collaboratif est fait pour plusieurs utilisateurs.

Tant que vous n'avez pas partagé un tableau, vous pouvez voir le message ci-dessous avec le bouton de partage. Cliquez dessus pour explorer les options de partage.

Vous devez alors décider avec qui vous voulez partager votre tableau. Trois options s'offrent à vous, elles sont détaillées plus bas dans cette page.

Une fois votre tableau partagé, le tableau vous montrera une ou plusieurs icônes rappelant qui a accès à votre tableau. Cliquez sur l'un de ces icônes pour voir et éventuellement modifier les permissions correspondantes.

Cliquez sur le + à la droite de ces icônes pour partager le tableau avec d'autres personnes.

Cette barre de partage n'est visible que des propriétaires du tableau.

Option 1 : Partager avec tout votre abonnement

Cette option propose de partager le tableau avec tous les utilisateurs de votre abonnement : tous ceux listés sur la page de gestion de votre abonnement. Si des utilisateurs sont ajoutés plus tard à votre abonnement, ils auront aussi accès à ce tableau.

Vous devez alors décidez du niveau de permissions que vous allez leur donner : les lignes qu'ils peuvent voir et celles qu'ils peuvent modifier.

Tout d'abord, décidez des lignes qu'ils peuvent voir en accédant à votre tableau :

  • Leurs propres lignes : ils ne pourront voir que leurs lignes (celles qu'ils ont créées ou qui leur sont assignées). Voir plus d'information à propos des propriétaires de lignes.
  • Toutes les lignes : ils pourront voir toutes les lignes du tableau

Puis, définissez leurs droits d'ajouter ou modifier des lignes à votre tableau :

  • Rien : les utilisateurs invités ne pourront ni ajouter ni modifier de ligne. Leur accès à ce tableau sera en lecture-seule.
  • Leurs propres lignes : Ils pourront ajouter des lignes et modifier uniquement celles qui leur sont déjà assignées.
  • Toutes les lignes : Ils pourront ajouter des lignes et modifier toutes celles du tableau.
Cela signifie donc qu'en partageant votre tableau une seule fois avec l'ensemble des utilisateurs, chacun pourrait voir un sous-ensemble différent des lignes du tableau.

Si vous cochez la case à cocher située en bas de cette fenêtre, RowShare enverra une invitation par email à tous les membres de votre abonnement pour les prévenir qu'ils ont désormais accès à ce tableau.

Par exemple, dans l'exemple ci-dessus, les utilisateurs invités verront toutes les lignes, auront le droit d'en ajouter de nouvelles, mais n'auront le droit de modifier que les lignes qu'ils ont créées ou qui leur ont été réassignées.
Les utilisateurs enregistrés dans l'abonnement en tant qu'utilisateurs en Lecture Seule n'auront jamais le droit d'écrire dans un tableau, quelles que soient les permissions que vous leur accordiez.

Quand votre tableau est partagé avec tous les utilisateurs de votre abonnement, une icône spécifique est ajouté dans la barre de partage, pour vous rappeler que ce tableau est partagé avec tous les utilisateurs de votre abonnement.

Option 2 : Autoriser les accès externes

Cette option rend votre tableau disponible à toute personne qui connait son URL (l'adresse de la page). Même s'ils n'ont pas d'abonnement RowShare. Ce type d'accès est toujours en lecture seule et permet de voir le tableau en entier.

Cliquez sur le bouton pour confirmer que vous voulez que votre tableau soit disponible à tous. Vous pourrez changer d'avis plus tard, bien entendu.

Bien entendu, dans ce cas, RowShare n'envoie pas d'email, puisque votre tableau est partagé avec tout le monde, et que nous préférons ne pas envoyer d'email à tout le monde sur internet de votre part 😉.

Vous devez donc ensuite envoyer le lien de votre tableau (son URL, l'adresse de la page du tableau) à vos contacts ou en ajoutant un lien à votre site web.

Pour pouvoir activer cette option, il faut que l'option équivalente Autoriser l'accès externe soit activée également au niveau de votre abonnement, par un administrateur.

Une fois que vous avez activé cet accès externe, vous pouvez voir une icône Planète pour vous rappeler que votre tableau est publiquement accessible sur internet. Cliquez sur cette icône pour supprimer cet accès externe.

Option 3 : Partager avec certains utilisateurs ou groupes

Il arrive que vous souhaitiez partager un tableau avec certaines personnes ou groupes spécifiquement (les groupes peuvent être créés par les administrateurs d'abonnement dans les paramètres d'abonnement).

Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs de votre abonnement, ou saisissez des emails de nouveaux utilisateurs à inviter, puis choisissez les droits que vous souhaitez leur donner : ce qu'ils pourront voir et ce qu'ils pourront modifier dans votre tableau.

Tout d'abord, décidez ce qu'il verront en accédant à votre tableau :

First, decide what they will see when accessing the table:

  • Leurs propres lignes : ils ne pourront voir que leurs lignes (celles qu'ils ont créées ou qui leur sont assignées). Voir plus d'information à propos des propriétaires de lignes.
  • Toutes les lignes : ils pourront voir toutes les lignes du tableau

Puis, définissez leurs droits d'ajouter ou modifier des lignes à votre tableau :

  • Rien : les utilisateurs invités ne pourront ni ajouter ni modifier de ligne. Leur accès à ce tableau sera en lecture-seule.
  • Leurs propres lignes : Ils pourront ajouter des lignes et modifier uniquement celles qui leur sont déjà assignées.
  • Toutes les lignes : Ils pourront ajouter des lignes et modifier toutes celles du tableau.
Cela signifie donc qu'en partageant votre tableau une seule fois avec l'ensemble des utilisateurs, chacun pourrait voir un sous-ensemble différent des lignes du tableau.

Sauf si vous décochez la case à cocher située en bas de cette fenêtre, RowShare enverra une invitation par email aux utilisateurs que vous avez choisis pour les prévenir qu'ils ont désormais accès à ce tableau.

Sauf si vous décochez la case à cocher située en bas de cette fenêtre, RowShare enverra une invitation par email aux utilisateurs que vous avez choisis pour les prévenir qu'ils ont désormais accès à ce tableau.

Il faut être administrateur de l'abonnement pour pouvoir saisir de nouveaux emails qui ne correspondent pas déjà à des utilisateurs de votre abonnement. Dans ce cas, si votre abonnement n'est pas déjà "complet", alors ils seront automatiquement ajoutés à votre abonnement.
Par exemple, dans l'exemple ci-dessus, les utilisateurs ou groupes invités pourront voir touts les lignes, mais n'auront le droit de modifier que les lignes qu'ils ont créées ou qui leur ont été réassignées.
Les utilisateurs enregistrés dans l'abonnement en tant qu'utilisateurs en Lecture Seule n'auront jamais le droit d'écrire dans un tableau, quelles que soient les permissions que vous leur accordiez.

Consultation et modification des droits accordés

Une fois votre tableau partagé, des icônes vous rappellent avec qui votre tableau est partagé. Cliquez sur ces icônes pour voir le détail et modifier ces permissions.

Vous aurez alors accès à une option supplémentaire : la limitation du tableau à une ligne par personne. Quand cette option est activée, les utilisateurs qui ont déjà une ligne du tableau à leur nom ne peuvent plus en créer de nouvelle.

Cette limitation ne s'applique pas aux propriétaires de tableau qui peuvent donc créer et assigner autant de lignes qu'ils le souhaitent.


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