Paramètres de RowShare Business

Lorsque vous vous abonnez à RowShare Business, un nouvel onglet est ajouté à votre page Mon RowShare. Sur cet onglet, cliquez sur Paramètres RowShare Business sous le nom que vous avez choisi.

De la même manière que pour Mon RowShare, les paramètres RowShare Business se composent de plusieurs onglets. Vos membres avec des accès élevés verront certains ou tous ces onglets.

Paramètres

C'est ici que vous définissez l'apparence et la sécurité de votre abonnement RowShare Business. Cet onglet est accessible uniquement aux membres disposant du privilège Administrateur.

De là, vous pouvez apporter les modifications suivantes:

  • Description : Ajoutez une brève description que les membres verront lorsqu'ils accèdent à RowShare Business.
  • Autoriser l'accès externe : Cela permet à vos membres RowShare Business (les utilisateurs pour lesquels vous payez) d'ouvrir leurs tableaux à des utilisateurs externes (n'importe qui). Si vous autorisez cela, vos utilisateurs auront une option similaire "Autoriser l'accès externe" dans chacun de leurs tableaux, pour décider tableau par tableau si il peut être partagé en externe. Par défaut, cette option est activée pour que tous vos tableaux puissent être partagés avec des personnes ne faisant pas partie de votre abonnement. À tout moment, activez cette option pour que seuls les membres enregistrés dans votre abonnement aient accès à vos tableaux. Pour qu'un tableau soit accessible au-delà de vos utilisateurs déclarés, il faut que cette option soit activée au niveau du tableau et de l'abonnement.
  • au niveau de l'abonnement et tous vos tableaux  RowShare Business ne sont accessibles qu'aux membres, pour assurer une sécurité maximale de vos informations.
  • Droits d'accès hiérarchiques : cette option, activée par défaut, permet aux managers de voir et de modifier tout ce que leur équipe peut voir ou modifier, en plus de leurs autorisations personnelles. C'est une excellente façon de configurer un tableau permettant à chaque membre de voir uniquement ses lignes, et les managers verront automatiquement leurs lignes ainsi que toutes les lignes appartenant à leur équipe. Cela ne fonctionne que si vous définissez des managers dans l'onglet Membres (voir ci-dessous).
  • Thème : sélectionnez une couleur de thème pour tous les tableaux RowShare Business. Cela va remplacer les préférences de vos membres. Si cela ne vous intéresse pas, laissez l'option par défaut: les utilisateurs choisiront leur propre thème.

Membres

C'est ici que vous invitez les membres et modifiez leurs attributs comme expliqué ci-dessous.

  • Nom : Quel que soit le nom choisi par les utilisateurs lors de la création de leur compte RowShare, vous définissez comment ils seront identifiés dans RowShare Business.
  • Email : C'est l'identifiant unique de chaque membre. Une fois invités, ils doivent se connecter à RowShare avec le même e-mail. Sinon, ils ne pourront pas accéder à RowShare Business.
  • Manager : Vous pouvez éventuellement définir un manager pour chaque membre. En définissant les managers, vous activez les droits hiérarchiques (voir le paragraphe Paramètres de cette page). Cela permet aussi d'attribuer des droits par équipe (un manager et les personnes qui dépendent de lui).
  • Groupes : Les groupes de membres peuvent avoir des droits d'accès communs. Un membre peut faire partie d'autant de groupes que nécessaire. Voir le paragraphe sur les groupes dans cette page pour plus d'informations.

Vous pouvez activer et désactiver les membres selon vos besoins. La désactivation d'un membre supprime son accès à RowShare Business. Vous ne payez pas pour les membres désactivés.

Rôles

Les utilisateurs peuvent aussi avoir des rôles particuliers :

  • Responsable de la sécurité : Donne accès aux onglets Membres et Groupes des paramètres RowShare Business
  • Gestionnaire de facturation : Donne accès à l'onglet Abonnement et Facturation des paramètres RowShare Business
  • Propriétaire universel : Donne accès à tous les tableaux de l'abonnement avec les mêmes droits que les propriétaires des tableaux
  • Les Administrateurs ont tous ces droits cumulés. L'utilisateur qui crée un abonnement RowShare Business en devient le premier Administrateur.

Utilisateurs en lecture seule

Les utilisateurs en lecture seule peuvent accéder à votre abonnement et parcourir les tableaux comme tous les autres utilisateurs. Il y a deux différences fondamentales entre ces utilisateurs et les autres:

  • Evidemment, ils ne peuvent pas écrire ! Quels que soient les droits d'accès des tableaux, les utilisateurs en lecture seule ne pourront rien modifier.
  • Ils sont gratuits et illimités ! Chaque abonnement RowShare Business, même d'un utilisateur uniquement, bénéficie de ces utilisateurs en lecture seule illimités.
Les utilisateurs désactivés et les utilisateurs en lecture seule ne sont pas comptabilisés dans les limites de votre abonnement.

Groupes

Les groupes simplifient la gestion des dossiers et des droits d'accès aux tableaux.Vous pouvez créer des groupes selon vos besoins, tels que Gestion, Marketing, Finance, RH, etc. Si vous souhaitez affiner davantage vos groupes, créez des sous-groupes.

Les membres peuvent être affectés à des groupes dans l'onglet Membres, et il n'y a pas de limite au nombre de membres pouvant être regroupés.

Abonnement et Facturation

Cet onglet est abordé dans une autre page de l'aide.


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